Causas de problemas de comunicação em projetos: planejamento e falta de monitoração na execução

Um estudo que foi apresentado no “Fórum Nacional de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos – 2005”, realizado pelo PMI, chapter Rio de Janeiro, apontou que das nove disciplinas do PMBOK – Project Management Body of Knowledge (gerenciamento do escopo, de riscos, de custos, da comunicação, dos recursos humanos, do tempo, da qualidade, de aquisições e gerenciamento da integração), a área de gerenciamento da comunicação aparece em um modesto oitavo lugar como aspecto considerado no planejamento de projetos (37% das 80 empresas pesquisadas), evidenciando que poucas empresas elaboram o seu Plano de Comunicação de Projetos.

Por outro lado, o tema Comunicação aparece em segundo lugar no rol de problemas em projetos com menção em 71% das empresas pesquisadas (o item “comunicação” só fica atrás do item “prazos” com 72%).

A comunicação em projetos é complexa e exige um efetivo planejamento (simples de ser desenvolvido), pois a “informação a ser distribuída” tem diferentes objetivos, para os diferentes interlocutores, em diferentes níveis de informação. Atualmente, muito se fala em “democratização da informação”, para que os profissionais tenham acesso às informações, contudo, isto não representa que a informação seja pública, mas sim, pertinente ao trabalho a realizar, ao seu nível de autoridade e tomada de decisão. Por exemplo, para a equipe do projeto, as instruções para realização das atividades, o cronograma detalhado, as reuniões de progresso de projeto são integrantes do processo de comunicação. Para o patrocinador (sponsor), a comunicação tem informações em nível executivo, inclusive o cronograma, que tem uma apresentação mais sumarizada que o cronograma detalhado.

Para o usuário final, a comunicação envolve “o quanto o projeto afeta seu dia a dia”, suas habilidades e capacitação e até sua segurança pessoal (há risco de perda do emprego?). Caso não haja uma comunicação positiva junto ao usuário final (ou ausência dela), poderá haver rejeição do usuário ao projeto. É justamente por isto, que muitas empresas contratam consultorias especializadas em change management quando da execução de um projeto que envolve significativas alterações em processos, sistemas ou organograma da organização, pois exige comunicação com os afetados e medição dos resultados. Nesta etapa, o papel da liderança é fundamental para obtenção do apoio e comprometimento de todos os envolvidos.

A comunicação em um projeto envolve também a comunicação visual, que é a utilização de desenhos, símbolos e gráficos, pela facilidade de entendimento e memorização. Um exemplo típico é o cronograma, que em geral, é representado por uma ilustração gráfica. O cronograma deve ser atualizado com a maior frequência possível e ser disponibilizado a todos participantes do projeto, para que todos saibam o que deve ser feito e quando. Ademais, é uma forma de se obter compromisso dos responsáveis e participantes pelas atividades, e é por isso, que se recomenda que o cronograma atualizado seja publicado no site do projeto (caso exista), nas paredes da sala na qual a equipe do projeto atua, também chamada de War Room.

Uma analogia que pode ser feita é a comunicação que existe em estradas que fornece o direcionamento ao motorista, informa as distâncias, alerta para condições físicas da estrada e de segurança para o condutor, informa os serviços e pontos turísticos existentes. Uma estrada no Brasil e uma na Alemanha têm em comum a comunicação visual, mas os textos contidos em placas somente serão compreensíveis pelos usuários que conheçam o idioma utilizado na rodovia (português no Brasil e alemão na Alemanha). Assim, em um projeto, deve ser criada uma “linguagem comum” (conjunto de conceitos, definições e jargões) que seja entendida por todos os envolvidos.

O Plano de Comunicação de um projeto é algo simples de ser elaborado e utilizado. Talvez pelo fato de ser simples de ser feito, muitos Gerentes de Projeto acabam não desenvolvendo um plano para os seus projetos, e assim, algumas lacunas na comunicação são observadas no dia a dia das organizações, sobretudo, nos momentos de crises nos projetos. Desta forma, saber o que divulgar, como divulgar, para quem divulgar, a periodicidade e o meio de comunicação são componentes básicos de um plano de comunicação, cuja elaboração, atualização e monitoração é responsabilidade do gerente do projeto. Pode-se concluir que gerenciar a comunicação é divulgar o que está sendo feito, gerir o que está sendo falado e o que está sendo documentado, constituindo-se assim, em alicerce de uma boa gestão do projeto. Diante deste dinamismo no contexto de execução de um projeto, torna-se imprescindível que haja uma efetiva gestão da comunicação, por exemplo, através de um indicador específico para esta área, que poderá ser desenvolvido pelo gerente, permitindo assim, a monitoração da comunicação do projeto.

Texto adaptado de trecho extraído do livro “Indicadores de gerenciamento de projetos: monitoração contínua” de Armando Terribili Filho, a ser publicado pela M. Books (lançamento em 11 de março de 2010).