Você esta pronto para utilizar o Project Server?

Muitos gestores pensam em implantar o Project Server, mas existem diversos pré-requisitos para que a implantação ocorra de forma correta e não se torne somente um “modismo” de mercado.
O Project Server oferece uma interface web (Project Web Access) muito amigável, e também a integração com ótimas ferramentas como o Project Professional, SharePoint, SQL e ferramentas de terceiros como o ERP, CRM, BI, etc.
Existem diversas funcionalidades de controle, e os ganhos são vistos em todas as áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos.
Para implantar o Project Server, primeiramente deve verificar a necessidade da Organização, e assim, moldar o processo de acordo com a metodologia em gerenciamento de projetos. Os passos para a implantação do Project Server vão muito além destas informações, porém é um começo para alcançar este objetivo.

Segue algumas dicas antes de iniciar esta implantação.

Existe apoio em gerenciamento de projetos pela alta direção?
Raros projetos são realizados com sucesso se não houver um comprometimento com a alta direção.

Existe um PMO (Escritório de Projetos) em sua Organização?
Atualmente existem várias definições para um PMO, porém, caso existe um Project Server em sua Organização, provavelmente o PMO prestará suporte e acompanhará o andamento dos projetos.

A sua Organização possui uma metodologia de gerenciamento de projetos?
A falta de uma metodologia pode transformar uma ferramenta como o Microsoft Project em uma “planilha de calculo simples”, e a principal utilização desta ferramenta pode ser caracterizada como um simples “modismo” dentro de sua organização.

Sua Organização possui resistência a mudanças?
A maior dificuldade em projetos é a mudança na cultura organizacional, e isto afeta diretamente a forma que determinados departamentos / hierarquias enxergam o controle referente aos projetos. As pessoas podem influenciar os projetos de forma positiva ou negativa, e na implantação, é importante identificar os possíveis impactos e trabalhar neles.

Infra-estrutura

Quem analisará a infra-estrutura, o ambiente de hardware/software, LAN/WAN de conectividade e fatores geográficos necessários?
Este é o passo para definir o planejamento de capacidade. Dependendo do tamanho de sua Empresa, esta análise poderá ser realizada por uma pessoa ou mais pessoas, porém, é necessário que o patrocinador conheça tais limitações.

A equipe de TI conhece as tecnologias necessárias para implantar o Project Server?
A equipe de TI precisa adquirir o conhecimento de administração do Project Server, SharePoint e SQL para então, prestar um suporte adequado aos usuários.
O tempo de adaptação do ambiente é diferente de Empresa para Empresa, sendo assim, é necessário que exista um tempo estabelecido para realizar testes e homologação, para assim, entrar em produção.

Os gerentes de projetos possuem conhecimento do Project Professional?
O Project Professional é uma ferramenta muito poderosa e, em treinamentos que ministro, acompanho gerentes de projetos que utilizam somente o básico, não aproveitando os demais recursos que ela oferece.
Gostaria de deixar claro que não é necessário o conhecimento do Microsoft Project para Gerenciar Projetos, mas é a ferramenta mais utilizada no mercado para auxiliar no planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento dos projetos.

Como será o treinamento do Project Professional e Server para todos os níveis (Executivos, Gerente de Projetos, Gerente de Recursos, Lideres de Projetos, Equipe do Projeto, etc)?
Os Colaboradores produzem mais quando conhecem as ferramentas que trabalham.

Para que entenda os benefícios que esta ferramenta oferece, tomei a liberdade de incluir as principais funcionalidades do Project Server, tais como:

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  • Acompanhamento de tarefas
    O recurso receberá sua atividade por email, e incluirá o andamento das atividades pelo Project Web Access, desta forma, o gerente de projetos utilizará seu tempo para outras atividades, transferindo a responsabilidade de incluir o progresso da atividade para o recurso.
    O gerente de projetos aprovará ou rejeitará o andamento das atividades, sendo assim, o controle permanecerá com o gerente de projetos.
  • Meus Quadros de Horários
    O gerente de projetos poderá controlar o horário de trabalho de sua equipe, tanto para trabalhos operacionais (podemos fazer uma analogia para o cartão de ponto dos funcionários) quanto para projetos (automaticamente preenchido pelo Project Server).
  • Questões e Riscos
    Estas duas funcionalidades poderosas trabalham de forma integrada ao Project Server, e auxiliam os recursos interativamente ao controle dos Riscos e Questões no cronograma do projeto.
    Risco: Evento previsível e/ou incerto que afete o projeto de forma positiva ou negativa.
    Questões: Problemas identificados no decorrer do projeto.
  • Central de Projetos
    A Central de Projetos permite uma visão completa de todos os projetos, com diversas visões para controle.
    O controle de acesso é muito amplo, sendo assim, os Gerentes de Projetos vêem seus projetos e os Executivos podem acompanhar todos os projetos.
  • Propostas e Atividades
    Os Gerentes de Projetos podem criar propostas (Termo de Abertura e Escopo Preliminar) e enviar para possíveis aprovações do patrocinador.  Também pode criar atividades, mas isto dependerá de qual perfil o recurso possuirá.
  • Central de Recursos
    Escuto falar muito sobre pool de recursos, e caso queira dimensionar onde e quando o recurso está alocado, poderá utilizar esta facilidade muito poderosa. Quando a empresa possui uma estrutura projetizada, esta facilidade se torna um ganho extremamente importante, pois o controle dos recursos são otimamente dimensionados.
  • Relatórios de Status
    A funcionalidade do relatório de status no Project Server é um grande recurso, onde se pode elaborar as perguntas referente aos projetos e aguardar o retorno dos recursos. Ex:
    Principais Realizações
    Objetivos do Próximo Período
    Questões Mais Graves
    Dificuldade de aprovação
    Este recurso é muito utilizado quando o Gerente de Projetos não possui acesso direto à Equipe do Projeto (equipe virtual), neste caso, poderá obter todas as informações oficiais (registradas no Project Server) antes das reuniões.
  • Relatório / Análise de Dados
    Os relatórios oferecidos pelo Project Server são ótimos para o controle do projeto, pois a tecnologia de cubo do SQL permite que todas as informações do projeto sejam cruzadas e customizadas para a necessidade dos Executivos, Gerente de Projetos e sua equipe.
  • Aprovações
    É de responsabilidade do gerente de projetos aprovar ou rejeitar qualquer mudança que ocorre no projeto, sendo assim, esta funcionalidade permite que o gerente de projetos obtenha controle sobre seu projeto.

Conclusão

A Solução do Microsoft Enterprise Project Management (EPM) é utilizada para Gerenciamento e Portfólio de Projetos, por sua facilidade de interação com outros aplicativos como a SharePoint como ambiente de colaboração e Project Professional com o objetivo de criar o cronograma para ser hospedado no Project Server.
O processo de implantação pode ser lento por diversos motivos, mas o mais conhecido é a falta de comprometimento dos Executivos e alta Gerencia, tanto por disputas políticas quanto por não terem a oportunidade de conhecerem a importância do Gerenciamento de Projetos ou mesmo por não conhecerem as metodologias de Gerenciamento de Projetos.

O planejamento para implantar o Project Server requer muita dedicação de diversas pessoas, e o treinamento é essencial para que os usuários se sintam confortáveis em utilizar esta ferramenta, sendo assim, caso sua Empresa pretenda utilizar o Project Server, compartilhe estas informações para confirmar se realmente sua Empresa está preparada para trabalhar com o Project Server.

Em breve, você contará com várias novidades

Sergio Torres, PMP

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