Os anos 90 apresentaram duas tendências. A primeira é que as organizações estão concentrando todos seus esforços nas atividades essenciais, levando à terceirização em larga escala.

A segunda é a conscientização quanto o valor da informação, vista como um dos mais importantes ativos da organização, mas reconhecendo que é cada vez mais difícil ser auto-suficiente nesta área.

Neste cenário é que nasceu a terceirização em informática, que pela sua peculiaridade difere substancialmente da terceirização de outras áreas, como limpeza e vigilância.

Não obstante os grandes benefícios advindos desta forma de administração, os riscos são também maiores, chegando a ter a desconfortável posição de depender de parceiros pouco comprometidos com suas prioridades. O problema é que estas situações só podem ser descobertas em conseqüência de erros cometidos, geralmente acompanhados de grandes transtornos.

A maior justificativa para que as empresas adotem a terceirização de suas atividades ou parte delas é que elas devem estar preparadas para enfrentar a concorrência, sendo portanto uma questão estratégica de sobrevivência a longo prazo. A tendência é que a empresa passe a ser mais criativa e mais inovadora em seus produtos e serviços.

As atividades mais candidatas à terceirização são aquelas que estejam mais distantes da atividade-fim da empresa, que propiciem um diferencial junto aos concorrentes e que envolvam o menor risco estando nas mãos de terceiros.

Entretanto, a terceirização do setor de Informática não pode ser feita de forma tão simples como qualquer outra atividade meio, pois é uma atividade de grande complexidade tecnológica e alto grau de obsolescência. Nesta atividade o custo não é uma justificativa determinante, uma vez que, em média, uma empresa gasta de 1 % a 4% de seu faturamento bruto, considerando inclusive a amortização dos investimentos.

Os fatores mais importantes que levam uma empresa a terceirizar total ou parcialmente sua atividade de informática são:

• o controle da situação, pois pode-se cobrar mais eficazmente de um parceiro do que de um empregado. Normalmente os executivos têm dificuldade em controlar esta atividade pois não a dominam tecnicamente e os profissionais da área acabam tendo uma visão muito tecnocêntrica das coisas faltando-lhes uma maior sensibilidade para com as questões ligadas aos objetivos da empresa;

• a determinação de prazos, pois quanto mais um sistema é estratégico, mais importante é o seu prazo de disponibilidade;

Sugestão de alguns critérios para facilitar a decisão entre terceirizar ou não:

• as atividades de informática estão alinhadas e ligadas aos principais objetivos da empresa (em termos das potencialidades da tecnologia da informação na estratégia de seu negócio)?

• a área de informática vem contribuindo efetivamente para que se atinjam os objetivos do negócio (tem possibilitado à empresa obter e manter vantagens competitivas)?

• a área de informática está devidamente posicionada para aproveitar as oportunidades geradas por novas tecnologia (grau de fossilização de sistemas e equipamentos)?

• a área de informática vem obtendo uma operação eficiente em termos de custo?

Os benefícios obtidos com a terceirização em informática são:

• acesso a novos recursos humanos e físicos, abrindo novos horizontes em termos tecnológicos;

• previsiblidade de investimentos, custos e prazos com boa margem de precisão, o que, muitas vezes, não é possível com sua a equipe interna (motivos políticos, volume de trabalho, dificuldade de priorização de atendimento); as análises de custos “versus” benefícios passam a ser feita com base em informações concretas e não em simples hipóteses.

• disciplina dos usuários, pois os pedidos são muito racionais, pois cada solicitação feita vai custar tempo e dinheiro e… a responsabilidade será de quem pediu; os caprichos começam a dar lugar para o que é realmente importante.

• flutuações da demanda de serviços;

As tarefas em informática candidatas à terceirização são as que se encontram nos extremos em termos de qualificação exigida – as menos qualificadas, que são mais padronizadas e as mais qualificadas, que exigem um “know-how” maior. Exceção feita a serviços com prazos críticos que a equipe interna não teria condições de fazê-los.

Os problemas mais comuns ocorridos com a terceirização em informática são:

• difícil retomada a uma situação de desenvolvimento interno;

• custos crescentes nas renovações do contrato, por pressão dos usuários e do parceiro;

• confidencialidade das informações operacionais, táticas e estratégicas

• vazamento de informações de forma acidental ou intencional, com ou sem a conivência do parceiro;

• destino da equipe própria após a terceirização: absorção pelo parceiro, dispensa ou mudança de posicionamento?

• convivência técnica entre diferentes sistemas: dependência com homogeneidade de processos e dados ou conviver com independência e heterogeneidade.

A escolha do parceiro ideal deve ser feita sob a ótica de um relacionamento que objetive ser o mais estável e duradouro possível, atenção com a idoneidade, capacitação técnica e operacional, saúde financeira e filosofia de trabalho do contratado.

As atenções pós-contrato devem incluir obrigatoriamente: a monitoração da empresa contratada, as renegociações e a auditoria do trabalho executado.