Gerenciamento de Projeto burocrátiza o negócio – Por que tantos documentos?

GP

Quem nunca ouviu alguém falar: “Nossa, porque fazer esses documentos?”, “Esse PMI burocratiza as coisas!”. Posso afirmar que ouvi isso várias vezes, na verdade ainda ouço. Por tal motivo levou-me a escrever este artigo.

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Primeiramente quero deixar claro que o PMI não impõe nada para ninguém em relação ao que existe no Guia PMBOK. Como o próprio nome diz, é um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, ou seja, ele não é uma metodologia!

O que quero dizer com isso?

Que o PMBOK não diz o que você deve fazer passo a passo, ele te apresenta e disponibiliza uma base de conhecimento para o Gerente de Projeto decidir e utilizar as práticas de acordo com a necessidade do projeto e da organização.

Outra coisa que ouço: “Ah, preciso fazer o Termo de Abertura desse Projeto?

Para tal pergunta, apresento alguns pontos importantes:

• Fique atento para a pessoa não confundir Rotina de Trabalho com Projeto;

• Observe a maturidade organizacional onde a mesma está contida;

• Observe o objetivo da pessoa por trás do documento;

Antes de continuar vamos lembrar o propósito do Termo de Abertura (Project Charter), que é oficializar a abertura do projeto na organização e apresentar o gerente de projeto e/ou líder de projeto e suas respectivas obrigações e autonomia.

Com base nesta pequena definição, pergunto para a pessoa:
“Quais são suas obrigações e autonomias nesse Projeto?”
Logo quando apresento tal pergunta, a pessoa fica com cara de “interrogação”. Na maioria das vezes a pessoa compreende a mensagem e identifica a importância do documento.

As vezes a pessoa tem dificuldade de ver a importância e valor que o documento proporciona para ela, projeto e o negócio.
Essas situações ocorrem em organizações que não trabalham com Gestão de Projetos, ou seja, não possuem disciplina ou maturidade para conduzir o projeto durante seu ciclo de vida.
Sabendo que o mercado está cada vez mais exigente e as disputas entre as concorrências estão fortes, esse tipo de organização está fadada à falência.

Que ação você pode ter para aumentar a maturidade da sua organização?
Lembre-se:
 Afinal o que o Cliente deseja é ter o resultado final do projeto – sucesso em sua entrega, respeitando o prazo, custo e escopo!

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