Diretrizes para os Membros do Conselho Administrativo sobre Questões Financeiras

Embora o trabalho detalhado de elaboração de orçamentos e relatórios financeiros precise de peritos especializados e possa ser supervisionado pelo Tesoureiro, é responsabilidade do conselho administrativo inteiro estabelecer limites para os assuntos financeiros da organização.

Ao estabelecer o orçamento anual, o conselho administrativo deve considerar:

• O orçamento está bem equilibrado ou precisa mostrar um excedente ou um déficit?

• Está certo que gastemos toda a renda da organização ou deveríamos tentar economizar algum dinheiro como reserva para alguma época difícil no futuro?

• Se já temos alguma reserva, será que temos o suficiente ou temos mais do que o que realmente precisamos?

• Todos os custos necessários foram incluídos no orçamento?

• Precisamos reservar alguma verba para a troca de veículos ou equipamento quando estiverem velhos (depreciação)?

• Precisamos reservar alguma verba para algum custo futuro, como concertos ou reformas no prédio do escritório e benefícios de aposentadoria para os funcionários?

• Estamos pagando salários justos, que nos permitam recrutar e manter funcionários de alta qualidade?

• É provável que a nossa renda continue a mesma, aumente ou diminua?

• O compromisso de algum doador está chegando ao fim?

• O que estamos fazendo para encontrar outras fontes de renda?

• Houve algo de especial no bem-estar financeiro do ano passado?

• É uma boa idéia basear o orçamento deste ano nos resultados do ano passado?

• De que maneira as mudanças no ambiente em que trabalhamos poderiam causar impacto nos nossos padrões normais de renda ou gastos?

Ao revisar os relatórios financeiros, o conselho administrativo deve considerar:

• A renda chegou conforme esperado no orçamento? Caso contrário, por que não?

• Esperamos que a renda chegue mais tarde e precisamos diminuir os gastos previstos no orçamento enquanto isto?

• Temos dinheiro suficiente para cumprir os compromissos existentes, tais como salários?

• Os gastos estão de acordo com o almejado?

• Se forem menos do que os gastos previstos no orçamento, estamos atrasados com o trabalho dos projetos?

• Se forem mais do que os gastos previstos no orçamento, estamos adiantados ou gastando demais em alguma coisa?

• Temos certeza de que os gastos estão sendo devidamente controlados pelas pessoas com a autoridade delegada para aprovar os pagamentos?

Ao estabelecer políticas e sistemas, o conselho administrativo deve considerar:

• Temos um sistema adequado de controle financeiro que:

• Impeça a utilização indevida ou imprudente das verbas da organização e

• Proteja os nossos funcionários da tentação ou suspeita de qualquer utilização indevida das verbas?

• Temos um sistema de contabilidade e funcionários habilitados, de maneira que possamos estar certos de que as informações financeiras que nos são apresentadas sejam precisas e completas?

• Temos políticas claras e razoáveis que governem a utilização de verbas e outros ativos, quando puder haver algum beneficio pessoal para os funcionários ou membros do conselho administrativo? Por exemplo, o uso de veículos, telefones e subsídios para viagens.

• Temos políticas claramente comunicadas e justas para os empregados relativas a questões tais como salários, outros benefícios, horário de trabalho, direito a férias e procedimentos de disciplina?

Como o conselho administrativo é responsável por assegurar que a missão da organização seja alcançada, é importante avaliar o progresso. Isto permite que a organização aprenda lições a fim de melhorar seu desempenho no futuro.

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